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Agent.e administration

Poste permanent - temps plein
Vous êtes passionné par le service à la clientèle et l'organisation administrative? Rejoignez l'équipe dynamique de l'OMHTR en tant qu'agent.e administratif! Nous recherchons des talents motivés pour contribuer à notre mission d'améliorer la qualité de vie de nos résidents. Si vous avez une envie de faire la différence, postulez dès aujourd'hui et participez à une aventure humaine enrichissante!

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Relevant du responsable – administration et finances et dans la philosophie de gestion axée sur la responsabilisation et l’imputabilité, le développement durable et l’accompagnement social l’agent.e – administration reçoit et informe la clientèle sur les services de l’Office de même que sur le Règlement sur les conditions de location des logements à loyer modique en vigueur et à cueillir les renseignements nécessaires des dossiers des clients. Il exécute les tâches de bureau relatives à la facturation et aux modifications au bail.

 

RESPONSABILITÉS ET ACTIVITÉS

À titre indicatif et de façon non limitative, le titulaire du poste :

  • Fait le classement des documents lors du renouvellement et amendement des baux ;
  • Exécute la facturation mensuelle des locataires au système informatique (OMHTR et organismes externes) ;
  • Fait une visite annuelle pour la vérification des airs climatisés;
  • Reçoit les avis de départs et les inscrits au système informatique (SIGLS) et dans le registre de location tout en avisant le technicien – sélection location ;
  • Inscrit les informations au système lors de sinistre dans les logements (date de départ et/ou date de fin de facturation) ;
  • Maintient à jour le registre des constats de départ (en collaboration avec le
  • technicien – comptes recevables) ;
  • Produit la liste mensuelle des logements devenus vacants (liste des départs) ;
  • Retire les dossiers des locataires partis du classement régulier ;
  • Prépare le rapport mensuel de la facturation et des logements vacants (OMHTR et organismes externes) ;
  • Reçoit et vérifie les documents lors des demandes d’amendement et complète le formulaire s’il y a lieu (réduction de revenus, ajout/départ d’occupant, stationnement et air climatisé) ;
  • Numérise ou photocopie les documents des personnes se présentant au comptoir ou par la poste ;
  • Avise l’intervenant sociocommunautaire des situations difficiles de locataire qu’il reçoit ;
  • Exécute l’entrée de données à l’informatique, modifie le montant de paiement pré- autorisé, le signe et l’achemine au locataire ;
  • Enregistre les ajustements de facturation au système SIGLS ;
  • Est responsable de l’attribution des stationnements et fait le suivi des emplacements de stationnements ;
  • Émet et distribue les vignettes de stationnement ;
  • Maintient à jour le registre des stationnements (Excel) ;
  • Prépare la facturation de bris en collaboration avec les agents – conciergerie et entretien ou remise à neuf et comptabilise celle-ci au système informatique (SIGLS) ;
  • Prépare, avec la collaboration des services immobiliers, la nouvelle tarification de bris pour le renouvellement de bail ;
  • Collabore au suivi du matériel laissé par les locataires ou sous curatelle (prise d’inventaire, aviser la curatelle, aviser l’agent remise à neuf lors du retrait de la curatelle)
  • Participe à l’envoi des documents en période de renouvellement des baux ;
  • Agit à titre de relève pour le renouvellement des baux ;
  • Lors du renouvellement des baux, vérifie les preuves de revenus des locataires, complète s’il y a lieu le formulaire de renseignements, effectue les entrées de données, confectionne les baux ;
  • Fait la promotion de l’assurance des biens et responsabilité auprès des locataires ;
  • Vérifie auprès des locataires si handicap ou maladie dégénérative au moment du renouvellement de son bail ;
  • Fait parvenir la reconduction du bail à tous les locataires ;
  • Élabore des statistiques quant à la présence au renouvellement des baux.
  • Rédige la correspondance de routine (lettre ou avis) ;
  • Effectue les visites de logements en lien avec le PSL et donne sa recommandation à l’attaché – administration ;
  • Rencontre les locataires pour la signature des baux découlant du programme de supplément au loyer ;
  • Remplace l’agent – réception lors des pauses ou des absences ;
  • Prépare annuellement son plan d’action ;
  • Voit à l’archivage annuel informatique et papier de ses documents selon le calendrier de conservation ;
  • Achemine ses demandes de résolution de problèmes informatiques à qui de droit selon le programme ;
  • Contribue au développement informatique ;
  • Travaille en équipe et contribue à établir des relations harmonieuses au sein du personnel ;
  • Effectue toutes autres tâches qui lui sont confiées par son supérieur immédiat.

 

EXIGENCES

  • Diplôme d’études collégiales dans un domaine pertinent à l’emploi ;
  • De deux (2) ans à trois (3) ans d’expérience.

 

AUTRES EXIGENCES

  • Excellente maîtrise de la langue française (oral et écrit) ;
  • Communication orale et écrite avec la clientèle de tous les milieux ;
  • Bonne connaissance de la suite Microsoft Office ;
  • Compétences mathématiques nécessaires à faire des opérations avec rapidité et exactitude ;
  • Discrétion ;
  • Bonne écoute ;
  • Capacité de travailler en équipe ;
  • Capacité d’adaptation ;
  • Connaissance de base en comptabilité.

 

Candidature

Aucun poste ne correspond actuellement à ce que tu recherches? Aucun problème! Dépose ta candidature et choisis l’option candidature spontanée. Il nous fera plaisir de prendre connaissance de tes talents.

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